Преглед на кутии за съхранение на документи: видове, цени, предимства и недостатъци

Кутиите за съхранение на документи помагат за решаването на няколко проблема наведнъж. Те ви позволяват да спестите място в стаята - обемните купчини хартия няма да заемат място на вашия работен плот или в килера.

Необходимите документи могат лесно да бъдат намерени в специално обособено и обозначено складово помещение. Това спестява време и решава проблема с хаотично разпръснатите листове хартия.

Остава само да изберете необходимия тип кутия за съхранение на документи.

Защо и за какви цели са необходими?

Кутии за съхранение на документи изпълнява няколко функции едновременно:

• организиране на удобна система за архивиране - можете да намерите необходимите документи възможно най-бързо;
• спестяване на място - поради своята компактност, кутиите заемат минимално пространство;
• защита на хартиите от механични повреди, прах и слънчева светлина;
• помощ при транспортиране на документи от едно място на друго, например при преместване на офис.

Предимства и недостатъци

Кутиите за съхранение на хартия имат очевидни значителни предимства:

1. Компактност. Кутиите могат да се поставят на рафт в ред, да се подреждат един върху друг, а някои разновидности могат да се сглобяват в чиста структура.
2. Лекота на използване. Етикетираните кутии за съхранение премахват необходимостта от хаотично търсене на необходимите документи.

   При желание можете да поръчате кутия с индивидуални размери, съобразени с нуждите на помещението.

   Тези хранилища могат да бъдат инсталирани хоризонтално или вертикално - удобно е да получите необходимите документи от всяка позиция.

3. Издръжливост и надеждност. Специалният дизайн на съхранение на хартия не им позволява да се деформират под тежестта на други кутии.

Видове

Най-често срещаните места за съхранение на документи са архивни каси и метални кутии с ключалка.

Архивни кутии

Различни като дизайн и форма. Класическата архивна кутия е изработена от подвързващ картон. Има вдлъбнатини за ръце, което прави това хранилище удобно за носене. Някои имат специални маркировки за опис на съхраняваните вътре документи.

При производството на архивни кутии се използва и пластмасово или винилно покритие, имитиращо кожа. Разновидностите на тези продукти може да варират в зависимост от типа хартия, съхранявана в тях. Има такива кутии:

1. Вертикална. Тези кутии за самостоятелно сглобяване са изработени от велпапе с добавка на пластмаса или винил винил. Те съхраняват документи с формат А4 във вертикално положение. Този тип архивни кутии обикновено се наричат ​​малки. Снабдени са с капак на панти, връзки или велкро.
2. Хоризонтална. Универсална кутия, подходяща за почти всеки офис или архив. В него можете да поставите не само документи, но и всякакви други неща, например офис консумативи. Тези единици за съхранение са оборудвани със слотове за дръжки, а капакът може да се сваля или да се закача на панти.
3. тръба. Цилиндрична кутия, използвана за поставяне на важни документи, навити на руло.Тръбите се използват за транспортиране и съхраняване на скици или чертежи.

Железен контейнер

Това устройство е един вид сейф за документи. Това го прави удобно за съхранение на важни документи в офиса и у дома.

Железните сводове се предлагат в различни размери: от миниатюрни кутии до пълноценни шкафове с няколко рафта.

Но всички те са оборудвани със специална ключалка, която предпазва съдържанието на сейфа от любопитни очи.

Допълнителни системи

Тези устройства трудно могат да се нарекат пълноценни кутии, но те също често се използват като място за съхранение на документи.

Стойки за органайзери

Един от най-лесните и бюджетни начини за съхранение на важни документи у дома и в офиса.. Поставките за органайзери са удобни за запълване както на отворени рафтове, така и на затворени шкафове. Плюсове: отворете част от хранилището - можете лесно да видите папката с документи, от които се нуждаете. Можете също така да залепите етикет върху органайзера.

Тави за кореспонденция

Този изящен аксесоар за съхранение на текуща кореспонденция и книжа ще се впише перфектно в интериора на вашия дом или офис. Изглежда органично на бюро или отворени рафтове.

Файлови папки

В тях могат да се съхраняват документи с различно съдържание и формат. Файловите папки осигуряват бърз достъп до съдържанието. Такива съоръжения за съхранение са много удобни за поддържане на клиентска база данни и създаване на картотеки.

Има два основни типа файлови папки:

1. За представяне. Изглеждат много представително, изработени от висококачествена кожа или пластмаса. Те се използват в процеса на представяне на продукти или бизнес преговори.
2. Регистратори. Изработен от пластмаса или много дебел картон. Тези папки се използват за директно съхраняване на документи.

Разходи за продукти

Цените за съхранение на документи варират в зависимост от вида на продукта:

• тави за кореспонденция - 500-1500 рубли;
• папки с файлове - 50-200 рубли;
• стойки за организатори - 100-200 рубли, записващи устройства, 300-500 - папки за презентации;
• архивни кутии - 50-500 рубли;
• метални сейфове - 5 000-20 000 рубли.

Препоръки за избор

Преди да закупите това или онова устройство за съхранение на важни документи, е полезно да вземете предвид няколко точки:

1. Материал на продукта. Картон, метал, пластмаса или желязо - вида на съхранението е подходящо да изберете за конкретния интериор на помещението.
2. Честота на движение на документа. Ако хартиите, съхранявани в кутия или органайзер, трябва да се изваждат често, по-добре е да закупите лек продукт. Поставка за органайзер, папка за файлове или малка архивна кутия, изработена от пластмаса или картон, ще свърши работа. Големи архивни кутии или метални сейфове са подходящи за съхранение на архиви и друга документация, която не изисква често преглеждане.
3. Обем на съхраняваните документи. За да съхранявате текуща кореспонденция и документи, които впоследствие подлежат на унищожаване, е достатъчно да придобиете тава на няколко нива. Стойката на органайзера и папката с файлове са удобни за съхранение на документи, но тези устройства побират само определен брой от тях. Архивни кутии и железни кутии с няколко рафта са подходящи за съхранение на голям обем документи.
4. Конфиденциалност. Ценните книжа, които могат да се видят само от техния собственик или ръководителя на компанията, се съхраняват най-добре в сейф или кутия с ключалка.За документи, които са свободно достъпни, всички други видове съхранение са подходящи.

Как може да се използва?

Основната функция на тези продукти е да организират и транспортират документи. Но те могат да бъдат използвани за цели, различни от предназначението им, за съхранение и преместване на следните елементи:

• офиси;
• четене на списания или книги;
• детски играчки;
• сезонни дрехи.

Видео по темата на статията

Как да направите органайзер за съхранение на документи със собствените си ръце, видео инструкции:

Заключение

Кутиите за съхранение на документи са удобно устройство за организиране на важни документи у дома и в офиса. Има много видове такива хранилища - от стойка-органайзер до масивен железен сейф с ключалка. Когато избирате кутия, трябва да се съсредоточите върху обема на съхраняваните хартии, теглото на продукта и продължителността на съхранение на съдържанието.